Leah Nyudike 
Sio rahisi kwa mtu wa kawaida kuandaa shughuli au hafla ya kuvutia na ndiyo maana kila shughuli huhitaji watu wenye ujuzi wa kuandaa, kusimamia hafla hadi mwisho na kuhakikisha kila kitu kinakwenda sawa. Watu hao wanaitwa waandaaji wa hafla au kama wanavojulikana zaidi kwa jina la Event Planners.
Siku zote waandaaji wa hafla hushauriwa kuboresha ujuzi wao kila wakati ili kuweza kuandaa hafla zenye ubora zaidi na zinazokwenda na wakati kwa sababu kila siku wateja wanakuja na mahitaji mapya hivyo ili kuweza kukidhi matakwa yao, ni muhimu kuhakikisha kuwa unajua unachotakiwa kufanya kwa mahitaji mbalimbali.
Haya baadhi ya mambo ambayo kila muandaaji wa hafla anatakiwa kuwa nayo:
Mpangilio
Ikiwa muandaaji hawezi kupangilia hali ya kawaida itakuwa si rahisi kwake kusimamia hafla ambazo huwa na mambo mengi ambayo yanahitaji kufanywa ili kuleta matokeo mazuri. Kama muandaaji wa hafla hakikisha una uwezo wa kusimamia shughuli nyingi kwa wakati mmoja. Kwa mfano hakikisha unaweza kusimamia mtu wa mapambo, huku ukihakikisha muziki upo tayari na kujua kinachoendelea katika upande wa chakula nk. Mara nyingi, watu hufanya kazi kwa ufasaha zaidi ikiwa kuna msimamizi, na kazi ya muandaaji wa hafla ni kupanga michakato, kuisimamia na kuhakikisha wateja wanafurahia na kuridhika.
Ubunifu
Ni dhahiri kuwa suala la ubunifu katika tasnia hii ni suala la msingi. Kwani mtu yoyote anaweza kulipia eneo la hafla, kushughulikia chakula, kushughulikia ukumbi na burudani lakini waandaaji wa hafla hufanya vitu hivyo kwa ubunifu zaidi ili kuweza kuwashangaza na kuwavutia watu. Ni muhimu kwa kila muandaaji wa hafla kuhakikisha anakuja na mbinu mpya kila siku.
Mawasiliano
Kama muandaaji wa hafla unatakiwa kutambua kuwa wewe ni kiongozi hivyo unatakiwa kuwa na uwezo wa kuwasiliana sio tu na mteja peke yake bali na watu wote wanaohusika na tukio hilo kama watu wa chakula, watu wa mapambo, watu wa burudani nk. Ili kuhakikisha kila kitu kipo sawa na mipango inaendelea kama ilivyopangwa unatakiwa kufanya mawasiliano kila wakati, na wakati ukifanya hivyo hakikisha unatoa maagizo na ujumbe kwa watu husika katika namna ambayo watasikiliza na kufanyia kazi. Kuwa na mawasiliano ya nguvu baina yako na watu wote wanaohusika hurahisisha utendaji wa kazi na kuhakikisha hakuna jambo linalosahaulika.
Mabadiliko
Sio kila wakati mipango huenda sawa kama ilivyopangwa. Wewe kama muandaaji wa hafla unatakiwa kujifunza kufanya maamuzi kutokana na mabadiliko yaliyojitokeza. Muda mwingine mabadiliko hayo yanaweza kupelekea shughuli nzima iharibike lakini hakikisha kila wakati una mpango mbadala ili kuhakikisha changamoto. hazikurudishi nyuma.
Kujitolea kwa wateja
Muda wote wa kuandaa hafla unatakiwa kumkumbuka mteja kwas ababu yeye ndio mhusika wa tukio hilo, fedha za kwake hivyo hata kama kuna mambo huafikiani naye hakikisha unajikita katika utoaji wa mapendekezo, msaada na uwezo wa kutekeleza matakwa yao na si vinginevyo. Lengo kubwa ni kuhakikisha mteja anafurahishwa na kazi yako.
Kuzingatia maelekezo
Kumbuka kuwa tukio ni la mteja na lengo la kukuajiri ni kuhakikisha maono yake yanafanyika kwa vitendo. Hakikisha unazingatia maelekezo yote kutoka ya mteja ili kuweza kumridhisha na kumfanya afurahie hafla yake.
Bajeti
Hili ni jambo la msingi sana katika uandaaji wa hafla. Kumbuka hii sio fedha yako hivyo ustaarabu, na umakini ni muhimu katika tasnia hii ili kuepuka changamoto zozote zinazoweza kutokea ikiwa bajeti haikufuatwa.
Ujuzi kwenye punguzo la bei
Kama wewe ni muandaaji wa hafla na huna ujuzi wa kuomba kupunguziwa bei wakati wa manunuzi au malipo ya fedha, itakuwa ngumu kufanya kazi hii kwa sababu ili kwenda na bajeti unatakiwa kuhakikisha unaomba kupunguziwa kiasi cha fedha ili fedha inayosalia iweze kutumika katika mambo mengine ya ziada ambayo labda hayakuwepo kwenye bajeti.
Muandaaji wa hafla yoyote anatakiwa kujua kuwa kupitia changamoto, mafunzo ya maana hupatikana na kuendelea mbele, utakuwa na uwezo wa kufanya mambo makubwa zaidi katika tasnia hii. Jambo la msingi ni kuhakikisha kuwa unaendelea kujifunza kila siku ili kutoa huduma bora zaidi.
